Introspeksi Organisasi

Audit dan Gemba merupakan media introspeksi yang memiliki tujuan yang sama, yakni mewujudkan organisasi kembali ke fitrahnya, fitrah memenuhi keinginan pelanggannya.

PUPUT SUWASTIKA
Odoo image and text block




Oleh: Puput Suwastika, M.M. – Trainer, Jasa Pengembangan Eksekutif PPM Manajemen

*Tulisan ini dimuat di Majalah Sindo Weekly No. 21 Tahun VII, 23-29 Juli 2018 p. 82

Dalam kehidupan berorganisasi, bagaimana mewujudkan organisasi yang suci? Itu dapat dicapai diawali dengan introspeksi organisasi. Hal itu diperlukan agar organisasi paham dan sadar akan kesalahan yang telah dilakukannya dalam kurun waktu periode tertentu. Untuk mewujudkan pemahaman dan kesadaran tersebut, diperlukan adanya tindakan dari dalam organisasi itu sendiri.

Introspeksi diri organisasi yang sederhana dikenal dengan nama audit internal dan Genba (dilafalkan dengan Gemba). Agar pemahaman dan kesadaran akan kesalahan yang telah dilakukan terwujud, internal audit dan Gemba harus rutin dilakukan minimal sekali dalam setahun.


Perbedaan Audit dengan Gemba?

Audit internal dan Gemba adalah metode yang sering digunakan organisasi untuk menemukan ketidaksesuaian yang terjadi terkait layanan (produk maupun jasa) kepada pelanggannya. Audit internal dan Gemba pada dasarnya dilakukan untuk mencegah ketidaksesuaian yang ada agar tidak berlanjut menjadi bencana besar dalam organisasi.

Gemba sendiri berasal dari Bahasa jepang yang berarti “tempat yang sebenarnya” atau real place. Maksudnya adalah tempat atau aktivitas utama organisasi, yakni aktivitas yang dilakukan untuk memproses produk atau layanan hingga diterima atau dirasakan oleh pelanggan.

Inspeksi Gemba dilakukan dengan melihat hasil yang dilakukan pada serangkaian proses tersebut. Aktivitas ini sudah sering dilakukan pada perusahaan Jepang pada umumnya. Kegiatan Gemba dapat dilakukan kapan saja dan boleh dilakukan oleh karyawan pada unit yang bersangkutan. Harapannya, dapat mengetahui kondisi nyata yang terjadi pada proses tertentu. Inspeksi Gemba bertujuan untuk melihat kondisi yang benar-benar terjadi dan menyelesaikannya di tempat yang sebenarnya.

Audit merupakan suatu proses yang sistematis untuk memperoleh dan mengevaluasi bukti secara obyektif mengenai pernyataan tentang kegiatan dan kejadian dalam hasil serta proses organisasi. Tujuannya untuk menetapkan tingkat kesesuaian antara fakta dalam output dan prosesnya tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan.

Hasil dari audit selayaknya disampaikan kepada pemakai atau pengguna yang berkepentingan (dapat diberikan kepada pelanggan internal yang berkaitan) guna melakukan perbaikan mendekati kepada tingkat kesesuaian yang diharapkan atau yang dipersyaratkan. Kegiatan audit dilakukan oleh pihak yang independen dan terjadwal guna memberikan kesempatan kepada pihak yang akan diaudit (auditee) untuk mempersiapkan proses yang ideal.

Kedua kegiatan di atas (audit internal dan Gemba) sama-sama dilakukan sebagai landasan evaluasi atas serangkaian aktivitas pengelolaan mutu yang telah ditetapkan. Dengan audit internal dan inspeksi Gemba, diharapkan proses tetap dilakukan sesuai standar yang berlaku dan sesuai dengan persyaratan dan keinginan pelanggan.

Audit dan Gemba merupakan media introspeksi yang memiliki tujuan yang sama, yakni mewujudkan organisasi kembali ke fitrahnya, fitrah memenuhi keinginan pelanggannya. Dengan berpedoman pada mewujudkan keinginan pelanggan, organisasi akan melakukan aktivitas dalam rantai nilainya (value chain) yang sesuai dengan persyaratan pelanggannya. Metode audit dan Gemba dapat dilakukan untuk memastikan organisasi tetap berjalan pada koridor fitrahnya.

Teknis pelaksanaan audit internal dan Gemba hampir sama. Seperti yang dijelaskan di atas, perbedaannya hanya terletak pada keberadaan scope, penjadwalan, keterlibatan pihak independen, dan pemberitahuan pelaksanaan.

Audit internal dilaksanakan dengan menyepakati scope dan landasan audit yang akan digunakan, memberikan info terkait dengan jadwal pelaksanaan, menemukan ketidaksesuaian, menyelesaikan ketidaksesuaian, merumuskan tindakan pencegahan agar ketidaksesuaian tidak berulang tentu saja dengan berdiskusi langsung dengan auditee serta mendokumentasikannya dalam bentuk laporan.

Dalam implementasinya, pada akhir pelaksanaan audit dan inspeksi dilakukan tindakan perbaikan atas ketidaksesuaian yang ditemukan. Bentuk ketidaksesuaian tersebut hendaknya tercatat dengan baik sehingga dapat ditelusuri dan dimonitor dengan baik.