Business Continuity Plan sebagai Bekal Berlayar

Business Continuity Plan sendiri merupakan sebuah rencana kerja atau rencana tindakan yang akan dilakukan perusahaan jika terjadi “bencana”, dengan tujuan memastikan bisnis perusahaan tetap berjalan dan tetap bisa melayani pelanggannya, minimal dapat melayani pelanggan kembali pasca bencana terjadi dan tetap mendapatkan pendapatan.

PUPUT SUWASTIKA
Odoo image and text block



Oleh: Puput Suwastika, M.M.  Konsultan Manajemen Strategis – PPM Manajemen

*Tulisan ini dimuat di SWA Online

Di penghujung tahun ini, Covid-19 menjadi momen menyadarkan banyak perusahaan terhadap pentingnya bekal persiapan untuk menerjang badai tak terduga. Perencanaan yang matang, mencakup tindakan yang akan dilakukan selama risiko operasional (bencana) terjadi, dengan tujuan agar perusahaan tetap berjalan dan mampu menghasilkan pendapatan selama bencana terjadi dikenal dengan Business Continuity Plan (BCP).

BCP sebelum terjadinya pagebluk hanya digadang-gadang sebagai media pelengkap (nice to have), bukan sebuah hal yang harus dimiliki oleh seluruh perusahaan. Dulunya BCP dikenal banyak diimplementasikan untuk perusahaan yang bergerak pada industri keuangan dan teknologi. Industri yang lain seolah menutup mata dan meyakini sudah memitigasi semua hal buruk yang dapat menggangu kestabilan bisnisnya.

Business Continuity Plan sendiri merupakan sebuah rencana kerja atau rencana tindakan yang akan dilakukan perusahaan jika terjadi “bencana”, dengan tujuan memastikan bisnis perusahaan tetap berjalan dan tetap bisa melayani pelanggannya, minimal dapat melayani pelanggan kembali pasca bencana terjadi dan tetap mendapatkan pendapatan.

Sebagian besar perusahaan terlupa dan memaknai “bencana” hanya sebatas peristiwa yang terjadi karena gejolak alam, tanpa memaknai lebih dalam apa yang dimaksud dengan bencana itu sendiri.

Menurut Undang-undang Nomor 24 Tahun 2007 Tentang Penanggulangan Bencana. Bencana adalah peristiwa atau rangkaian peristiwa yang mengancam dan mengganggu kehidupan dan penghidupan masyarakat yang disebabkan, baik oleh faktor alam dan/atau faktor non-alam maupun faktor manusia sehingga mengakibatkan timbulnya korban jiwa manusia, kerusakan lingkungan, kerugian harta benda, dan dampak psikologis. Definisi tersebut menyebutkan bahwa bencana disebabkan oleh faktor alam, non-alam, dan manusia.

Bencana alam adalah bencana yang diakibatkan oleh peristiwa atau serangkaian peristiwa yang disebabkan oleh alam antara lain berupa gempa bumi, tsunami, gunung meletus, banjir, kekeringan, angin topan, dan tanah longsor.

Sedangkan bencana non-alam adalah bencana yang diakibatkan oleh peristiwa atau rangkaian peristiwa nonalam yang antara lain berupa gagal teknologi, gagal modernisasi, epidemi, dan wabah penyakit.

Adapun bencana sosial adalah bencana yang diakibatkan oleh peristiwa atau serangkaian peristiwa yang diakibatkan oleh manusia yang meliputi konflik sosial antarkelompok atau antarkomunitas masyarakat, dan teror.

Bencana non-alam Covid-19 yang dihadapi sebagian besar perusahaan di dunia saat ini, dirasa sebagai badai gelombang yang tak terduga. Hal tersebut sebaiknya juga tercantum dalam BCP. BCP pada dasarnya dirancang sebagai suatu upaya pencegahan (preventif), dirumuskan sebelum bencana tersebut terjadi, dengan harapan jika bencana terjadi, perusahaan sudah memiliki bekal, lalu bisnis tidak akan terhambat dan lumpuh total.

BCP pada dasarnya merupakan lanjutan dari proses Analisis Risiko (Risk Assement) atas risiko operasional, di mana kejadian risiko dengan tingkat kemungkinan terjadinya rendah, namun memiliki dampak bagi perusahaan sangat tinggi. Pada umumnya kerugian yang ditimbulkan akan sangat besar (catastrophic loss).

Pencegahan untuk tipe risiko ini tidak dapat dilakukan pada unsur kemungkinan terjadinya, karena kemungkinannya tidak terprediksi dan tidak ada historical data yang dapat menggambarkan dengan jelas persentasenya.

Pencegahan yang dilakukan untuk tipe risiko catastrophic adalah dengan mengurangi paparan dampaknya, dapat dengan melakukan transfer risiko dan mitigasi dampak risiko. Transfer risiko dilakukan dengan memberikan kerugian atas risiko operasional kepada pihak ketiga (asuransi atau outsource process). Sehingga estimasi kerugian risiko operasional tersebut akan beralih kepada pihak ketiga. Sedangkan mitigasi dampak risiko adalah hal yang dilakukan untuk memperkecil kerugian yang dipicu oleh kejadian risiko.

Lantas apa yang dilakukan jika nilai kejadian risiko yang sudah di mitigasi tetapi bernilai tinggi (catastrophic)? apa yang harus dilakukan perusahaan jika hal diprediksi dalam analisis risiko operasional benar-benar terjadi, tindakan apa yang dapat dilakukan untuk mengurangi paparan dampak kepada perusahaan?

Untuk menjawab pertanyaan tersebut, perusahaan harus menyiapkan dan merencanakan langkah persiapannya dalam sebuah perencanaan Business Continuity Plan, sebelum kejadian risiko tersebut terjadi.

BCP memuat stategi, inisatif strategi dan langkah tindakan yang akan dilakukan sebelum bencana (pemicu risiko) terjadi, saat bencana terjadi, setelah bencana terjadi, penyampaian layanan kepada pelanggan selama bencana terjadi, dan tindakan pemulihan dari bencana sampai operasional normal kembali.

Berbeda halnya dengan Disaster Recovery Plan (DRP), BCP mencakup hal tersebut pula. Banyak orang berpikir rencana pemulihan bencana sama dengan rencana kesinambungan bisnis. DRP berfokus pada pemulihan infrastruktur TI dan operasi setelah krisis. Hal tersebut hanya sebagai salah satu bagian dari BCP yang lengkap, untuk keberlanjutan operasional perusahaan.

Sedangkan dalam BCP tertuang cara untuk mendapatkan sumber daya, SDM, infrastruktur, metode penjualan, dan dukungan fungsional lainnya sehingga perusahaan dapat terus menghasilkan uang selama dan setelah bencana.

Mari siapkan bekal perusahaan dalam bentuk BCP untuk memperkuat lambung kapal perusahaan agar tetap tegar diterpa badai apapun yang akan terjadi.